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关于食盐定点企业证书核发有关工作的通知

作者:法律资料网 时间:2024-07-22 07:31:46  浏览:9331   来源:法律资料网
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关于食盐定点企业证书核发有关工作的通知

国家经贸委


中华人民共和国国家经济贸易委员会

运行盐办函[2002]17号


关于食盐定点企业证书核发有关工作的通知


各有关省、自治区、直辖市盐业主管部门(盐务局、盐业管理办公室),中国盐业总公司:

  2002年底,食盐定点生产企业证书到期。为做好食盐定点企业证书核发工作,现将有关事项通知如下:

  一、基本要求

  2002年食盐定点企业证书核发,控制在原食盐定点企业范围之内,且实行每个独立法人生产企业一个证书,取消一证多厂(场)作法。拟核发证书的企业,除应具备《食盐定点生产实施规定》中食盐定点生产企业条件外,还须具备如下条件:

  (一)有地方卫生行政主管部门发放的有效期内卫生许可证。

  (二)产品质量暂由须经国家轻工业海湖盐质量监督检测中心或国家轻工业井矿盐质量监督检测中心(以下简称检测中心)检查合格。

  二、食盐定点生产企业证书核发程序

  (一)现有食盐定点生产企业中,地方所属企业需向省盐业主管部门领取并填报《食盐定点生产企业申请表》。中国盐业总公司(以下简称“中盐”)所属企业(含控股企业)由中盐统一办理。生产多品种食盐的企业需将所生产的所有食盐品种一同填报。

  (二)省级盐业主管部门及中盐提请检测中心进行抽样检测。食用盐检测执行GB5461--2000《食用盐》标准。同时生产多品种盐的企业,需按照国家经贸委盐业管理办公室《关于多品种食盐管理有关问题的通知》(运行盐办函〔2002〕7号)要求,按相关标准进行检测。

  (三)省级盐业主管部门按照“食盐定点生产企业质量体系验收细则”对地方所属企业进行验收,中盐所属企业由国家经贸委盐业管理办公室负责验收。已通过质量体系认证的企业免此程序。

  (四)省级盐业主管部门根据检测和验收情况,按照上述原则和条件,提出食盐定点生产企业初审意见报国家经贸委盐业管理办公室审核。

  (五)国家经贸委盐业管理办公室对符合条件的企业颁发食盐定点生产证书。

  三、其他事项

  (一)《食盐定点生产企业申请表》中各相关部门意见填报栏,各有关单位须加盖公章。

  (二)检测单位的质量考核结论,要体现每一个品种的检测结果。

  (三)企业营业执照(复印件)及卫生许可证(复印件)与申请表一同报送。

  (四)食盐定点生产企业申请表一式4份,国家经贸委盐业管理办公室审查批准后,由国家经贸委盐业管理办公室、省级盐业主管部门(中盐)、质量检测部门及企业各执一份。

  (五)生产多品种食盐的定点企业,如有新增多品种食盐的品种,需按照《关于多品种食盐管理有关问题的通知》的要求,填报相关表格。

  (六)请有关省级盐业主管部门在10月31日前将《食盐定点生产企业申请表》报国家经贸委盐业管理办公室,并附文字材料。中盐9月底前将所属企业填有检测中心检测结果的《食盐定点生产企业申请表》报国家经贸委盐业管理办公室。

  附:《食盐定点生产企业申请表》

国家经济贸易委员会盐业管理办公室

二OO二年九月二日

定点证书编号:

 

食盐定点生产企业

申 请 表

 

 

  单位名称(全称)

  地     址

  法 人 代 表

  邮 政 编 码

  电 子 邮 箱

  电     话

  传     真

 

国家经贸委盐业管理办公室制表

二OO 年  月  日

 


企业名称   
注册商标   
营业执照编号   
有效期至   
是否通过质量体系认证(通过者请附复印件)    
获准生产产品名称
执行标准编号
设计能力(吨)
实际能力(吨)

            
            
           
附件
  1.营业执照(复印件)
  2.卫生许可证(复印件)

 


检测单位对质量

考 核 结 论
  
企业质量体系

审 查 结 论
 
 

注:凡已通过质量体系认证的单位,可免此项审查.

省、自治区、
直辖市盐业主管

部门审核意见
  
国家经贸委
盐业管理办公室

审 批 意 见
  
批准证书编号
有  效  期
  

 

 

增加多品种食盐品种申请表(一)

企业名称   
增加品种名称 执行标准编号 设计能力(吨)
        
        
质量标准部门
审 核 结 论
  
质量检测部门
检 测 结 论
  
省级盐业主管
部门审核意见
  
国家经贸委
盐业管理办公室

审 批 意 见
  
批准证书编号
有 效 期
  

注: 此表填报一式五份,经国家经贸委盐业管理办公室批准后,各有关部门、企业各保留一份。

 


增加多品种食盐品种申请表(二)

企业名称   
增加品种名称 执行标准编号 设计能力(吨)
        
        
卫生行政部门
审 核 结 论
  
质量标准部门
审 核 结 论
  
质量检测部门
检 测 结 论
  
省级盐业主管
部门审核意见
  
国家经贸委
盐业管理办公室

审 批 意 见
  
批准证书编号
有 效 期
  

注: 此表填报一式六份,经国家经贸委盐业管理办公室批准后,各有关部门、企业各保留一份。


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西安市人民政府办公厅关于印发西安市创业投资引导基金管理暂行办法的通知

陕西省西安市人民政府办公厅


西安市人民政府办公厅关于印发西安市创业投资引导基金管理暂行办法的通知

市政办发〔2010〕261号


各区、县人民政府,市人民政府各工作部门,各直属机构:
  《西安市创业投资引导基金管理暂行办法》已经市政府第14届131次常务会议审议通过,现印发给你们,请认真贯彻执行。


  西安市人民政府办公厅
  二○一○年十二月二十四日




  西安市创业投资引导基金管理暂行办法


  第一章 总 则
  第一条 为了创新财政资金投入机制,进一步培育和壮大我市产业投资市场,促进我市产业升级和经济结构调整,根据国家发改委等十部委发布的《创业投资企业管理暂行办法》(国家发改委2005年第39号令)、《国务院办公厅转发发展改革委等部门关于创业投资引导基金规范设立与运作指导意见的通知》(国办发〔2008〕116号)及《陕西省创业投资引导基金管理暂行办法》(陕政办发〔2009〕139号)精神,市政府设立西安市创业投资引导基金。为加强引导基金管理,充分发挥西安市创业投资引导基金的引导和激励作用,按照《中华人民共和国预算法》以及《西安市市级财政专项资金管理办法》(市政发〔2007〕161号)的具体要求,结合我市实际情况,特制定本办法。
  第二条 西安市创业投资引导基金(以下简称“引导基金”)是由西安市人民政府设立,并按企业化方式运作的政策性基金,主要通过发挥政府资金的引导和杠杆放大作用,支持我市五大主导产业、战略性新兴产业、统筹科技资源改革及统筹城乡建设领域的重点项目、专业园区和企业发展,引导风险投资、创业投资和社会资金投资于符合我市产业规划的初创期、成长期的中小企业。
  第三条 引导基金的主要作用:
  一是发挥政府资金的政策引导和杠杆放大作用,引导社会资本投资于西安市辖区内重点产业。
  二是创新政府投资方式,把政府直接投资项目转变为按市场机制筛选项目、投资项目和管理项目,提高政府投资引导作用,提升质量和效率。
  三是配合我市重点产业领域发展,促进我市统筹科技资源改革和统筹城乡建设。
  四是加速培育符合我市产业规划的战略性新兴产业,加快我市产业升级和转型的步伐。
  五是加速我市创业投资市场发展,吸引战略投资者、具有先进投资管理理念的创业投资管理团队,通过创业投资企业的专业化、市场化运作,为我市中小企业提供管理和资本增值服务,培育和壮大一批中小企业,促进一批中小企业尽快上市。
  第四条 引导基金应遵循“政府引导、市场运作,科学决策、防范风险”的基本原则,在具体运作中应坚持如下原则:
  (一)自愿申报、平等竞争、择优扶持;
  (二)政企分开、委托监管、授权运营;
  (三)规范操作、稳步推进、适时退出。
  第五条 本办法适用于在西安市辖区内登记注册和照章纳税、依法经营、具有独立法人资格的企业,明显专业化的产业园区以及按照国家发改委《创业投资企业管理暂行办法》规定在西安市辖区设立并在市创业投资管理机构备案的创业投资企业。
  第二章 引导基金资金规模、来源和设立方式
  第六条 引导基金总规模10亿元人民币,3年内到位。首期规模为3-5亿元。
  第七条 引导基金的资金来源
  (一)支持创业投资和产业发展的财政性专项资金;
  (二)引导基金的投资收益与担保收益;
  (三)闲置资金存放银行或购买国债所得的利息收益;
  (四)个人、企业或社会机构无偿捐赠的资金;
  (五)其他资金。
  第八条 设立理事会和评审委员会对引导基金实施管理。评审委员会对拟扶持项目进行评审,理事会根据评审委员会的评审结果进行投资决策。理事会和评审委员会分别由市财政局和市发改委主要负责同志担任主任。
  西安投资控股有限公司受理事会委托,作为基金受托管理机构,履行引导基金的管理权和承担相应责任与义务。
  第三章 引导基金的支持范围和方式
  第九条 引导基金的支持范围主要包括:
  (一)支持我市五大主导产业、战略性新兴产业领域的项目、企业和专业园区;
  (二)支持我市统筹科技资源改革及统筹城乡发展中的重大项目;
  (三)支持在我市辖区内设立并在我市创业投资管理机构备案的创业投资企业及其投资的中小企业;
  (四)市政府决定的其他项目。
  第十条 引导基金主要以股权投入为主,视运作情况还可采用阶段参股、跟进投资、融资担保等其他方式。
  (一)对五大主导产业、战略性新兴产业领域的企业和专业园区以及统筹科技资源改革、统筹城乡发展中的重大项目主要采取股权投入的方式。具体包括普通股和优先股。
  以普通股股权投入方式扶持企业,出资额占被投资企业的股份一般不超过其总股本的20%,投资收益与其他股东享受同股同酬;以优先股方式投资的收益按不高于银行同期贷款基准利率的原则确定,投资期限一般为3至5年。
  (二)对在我市辖区内设立并在我市创业投资管理机构备案的创业投资企业主要采取参股和融资担保的方式进行扶持,参股具体包括优先股、可转换优先股等方式投资。
  参股投资比例不超过创业投资企业实收资本的20%,最高金额一般不超过2000万元人民币。引导基金不能成为第一大股东,参股投资期限一般不超过7年。以可转换优先股方式投资的收益参照银行同期贷款基准利率协商确定。
  根据征信机构提供的信用报告,对历史信用记录良好的创业投资企业,还可采取提供融资担保方式,支持其通过债权融资增强投资能力。
  (三)对我市辖区内登记注册并已取得创业投资机构投资的中小企业主要采取跟进投资的方式进行扶持。
  跟进投资一般不超过创业投资企业实际投资额的30%,单个项目投资原则上不超过500万元人民币。跟进投资形成的股权可委托共同投资的创业投资企业管理,引导基金受托管理机构与共同投资的创业投资企业签订《股权托管协议》。跟进投资形成的投资收益可按照创业投资运作分配惯例向共同投资的创业投资企业支付管理费和效益奖励,剩余的投资收益由引导基金收回。
  (四)市政府决定的五大主导产业、战略性新兴产业、统筹科技资源改革及统筹城乡发展中的重大项目采取市政府及相关部门确定的方式支持。
  第四章 引导基金扶持的条件
  第十一条 申请引导基金股权投入的从事五大主导产业、战略性新兴产业的企业和园区应当具备下列条件:
  (一)注册地及纳税关系在西安市辖区;
  (二)所从事领域符合我市产业发展规划或国家对战略性新兴产业的定位(即属于节能环保、新一代信息技术、生物、高端装备制造、新能源、新材料和新能源汽车七大类产业,并且与我市现有五大主导产业关联度较高);
  (三)其产品技术水平居国内领先,并能对我市相关产业发展有重大影响和带动作用,并在2-3年内能形成较大生产规模的项目;
  (四)企业上年度销售收入2000万元以上,缴税总额不低于200万元(含按国家政策规定免、退税的额度)(仅指存续企业);
  (五)企业连续两年销售收入年均增长速度在20%以上(仅指存续企业)。
  第十二条 申请引导基金股权投入属于我市统筹科技资源改革及统筹城乡发展中的重大项目应当具备如下条件:
  (一)注册及纳税关系在西安辖区;
  (二)项目符合我市统筹科技资源改革及统筹城乡建设的整体规划要求;资源丰富独特,市场销售顺畅,投入产出率高,项目辐射面广(对统筹城乡发展的项目还应重点考虑其经营示范效应和带动农民增收效果);
  (三)项目具备完整的商业开发计划,具备市场化运作的条件以及必要的实施基础(包括相关资质证明、投融资保障等)。
  第十三条 申请引导基金参股设立创业投资企业应当具备下列条件:
  (一)注册及纳税关系在西安辖区;
  (二)参股的创业投资企业必须按国家发改委《创业投资企业管理暂行办法》的有关规定在省、市创业投资管理部门登记备案,接受监管;
  (三)实收资本投资于西安市辖区内中小企业的比例不低于50%;
  (四)实收资本不低于5000万元人民币,或者首期实收资本不低于3000万元人民币且全体投资者承诺在注册后的3年内补足不低于5000万元人民币实收资本,所有投资者以货币形式出资;
  (五)有明确的投资领域,主要投资于我市高新技术产业、战略性新兴产业及产业发展规划中确定的其他重点产业;投资于创业早期企业或需要政府重点扶持和鼓励产业的资金比例不低于实收资本的30%;
  (六)创业投资管理团队或受托管理顾问机构至少有3名具备3年以上创业投资或相关业务经验的专职高级管理人员,且高管人员已取得良好的管理业绩;
  (七)管理和运作规范。具有严格合理的投资决策程序和风险控制机制;按照国家企业财务、会计制度规定,有健全的内部财务管理制度和会计核算办法。
  第十四条 创业投资企业申请引导基金跟进投资时,应具备以下条件:
  (一)符合本办法第十三条第(一)、(二)、(三)、(五)、(六)项条件;
  (二)跟进投资的创业企业应为西安市辖区内符合我市产业发展规划的中小企业;
  (三)创业投资企业对申请跟进投资的项目已经选定,或实际完成投资一年内;
  (四)共同投资的创业投资企业不得先于引导基金退出其在被投资企业的股权。
  第十五条 申请融资担保的创业投资企业须满足以下条件:
  (一)符合本办法第十三条的条件;
  (二)成立时间原则上需有2个完整会计年度;
  (三)实收资本投资比例不低于50%。
  第五章 引导基金的投资和退出
  第十六条 申报程序
  (一)公开征集:按照理事会同意的引导基金年度投资计划,基金受托管理机构面向社会公开征集拟与引导基金合作的企业、项目;
  (二)申请:申请企业向基金受托管理机构提交申请扶持方案;
  (三)受理:基金受托管理机构进行尽职调查,提出拟扶持项目的尽职调查报告和扶持方案;
  (四)评审:评审委员会对尽职调查报告和扶持方案进行独立评审,评审委员会三分之二以上成员通过的评审结果作为决策依据;
  (五)公示:对评审通过的拟扶持企业(创业投资企业和项目)在指定的媒体予以公示,公示期为10个工作日,对无问题的,将材料上报理事会;
  (六)决策:由理事会根据评审委员会通过的评审结果对扶持方案作出是否通过的决定,通过后由基金受托管理机构实施投资方案。
  第十七条 申报材料
  (一)股权投入需准备材料:
  1.申报书;
  2.企业的营业执照复印件及纳税登记证复印件;
  3.项目可研报告及商业计划书;
  4.相关技术水平和资质的证明材料(检测报告、专利等);
  5.企业近三年财务报表及纳税证明;
  6.项目申报单位现有的股权结构,项目申报单位同意财政投资入股的决议;
  7.需要提交的其他材料。(申报单位属于园区的,需提供入园企业标准及已入园企业整体情况的说明)
  (二)参股投资需准备材料:
  1.申报书;
  2.合作设立创业投资公司的投资方案;
  3.创业投资公司投资发展规划;
  4.主要合作方近几年管理业绩和成功案例,管理团队名单及资历,主要经营管理人员的身份证明、履历材料等;
  5.项目申报单位现有的股权结构,申报单位同意引导基金参股的决议;
  6.需要提交的其他材料。
  (三)跟进投资需准备材料:
  1.申报书;
  2.跟进投资的研究报告;
  3.被投资企业法人营业执照复印件和企业章程;
  4.上年度被投资企业的会计报表和审计报告(新设立的企业除外);
  5.被投资企业的资产评估报告(新设立的企业除外);
  6.创业投资企业已批准投资的决策文件副本;
  7.创业投资企业编制的《投资建议书》或《可行性研究报告》;
  8.创业投资企业与被投资企业或其股东签订的《投资意向书》;
  9.被投资企业现有的股权结构,被投资企业同意引导基金跟进投资的决议;
  10.需要提交的其他材料。
  (四)融资担保需准备材料:
  1.申报书;
  2.申请企业营业执照(副本);
  3.上年度末和最近二个月财务报表;
  4.银行贷款卡记录(银行贷款明细);
  5.申请企业简介;
  6.需要提交的其他材料。
  第十八条 引导基金投资形成的股权可采取上市、股权转让、企业回购及破产清算等方式退出。由基金受托管理机构按照公共财政的原则和引导基金运作的有关要求提出退出方案,理事会根据基金受托管理机构提交的退出方案作出决策,并由基金受托管理机构进行实施。在有受让人的情况下,引导基金可以随时退出,其他股东具有优先受让权。
  第十九条 引导基金所投资企业发生清算时,按照法律程序清偿债权人的债权后,股东共有的剩余财产应优先清偿引导基金。
  第六章 引导基金的决策和管理
  第二十条 市财政局代表市政府作为出资人,发起设立西安市创业投资引导基金。
  引导基金设立理事会,理事会为引导基金的决策机构,对市政府负责。理事会由市财政局牵头,市发改委、市金融办、市科技局、西安投资控股有限公司组成。
  理事会主要负责引导基金重大事项的指导和决策,建立健全创业投资项目评审和资金托管制度,研究制定对受托管理机构的经营考核和激励约束机制,监督引导基金规范运作。
  理事会根据评审委员会全体成员三分之二以上通过的评审结果,对拟投资项目进行决策。
  第二十一条 引导基金设立评审委员会,对引导基金支持方案进行独立评审。评审委员会由市发改委牵头,市财政局、市金融办、市科技局、市农委、市工信委、市商务局、相关开发区、西安投资控股有限公司及投资行业自律组织的代表以及社会专家组成,其中,创业投资行业自律组织的代表和社会专家应超过半数以上,以确保引导基金决策的民主性和科学性。拟扶持项目单位的人员不得作为评审委员会成员,参与对拟扶持项目的评审。要建立投资评审专家库,确保评审质量。
  第二十二条 西安投资控股有限公司作为引导基金的受托管理机构,对引导基金实行市场化运作,承担引导基金对外投资的出资主体职责,负责引导基金的日常管理与投资运作事务。
  其具体职责:拟定引导基金的具体管理制度;对合作方进行尽职调查;实施投资方案和对投资形成的股权进行管理;参与对所投创业投资企业的重大决策,监督其投资方向;提出基金投资项目退出方案,经理事会审定后实施;定期向引导基金理事会单位报告引导基金监管情况等。
  第七章 引导基金的监管和风险控制
  第二十三条 引导基金必须选择商业银行进行托管,托管银行负责引导基金的资金保管、支付、结算以及资金监管工作。资金托管银行定期向引导基金受托管理机构反馈资金情况。
  第二十四条 要制订引导基金实施细则,建立健全内部控制和风险防范机制,保障基金运行安全。引导基金的闲置资金以及投资形成的各种资产及权益,应当按照国家有关财务规章制度进行管理。
  第二十五条 引导基金闲置资金只能存放银行或购买国债,不得用于从事贷款或股票二级市场的买卖(引导基金原始投资因被投资企业上市而形成的股票在二级市场卖出的除外)、期货、房地产、基金(指证券投资基金)、企业债券、金融衍生品等投资以及用于赞助、捐赠等支出。
  第二十六条 引导基金原则上不参与所扶持企业的日常经营和管理,但拥有监督权。可以组织社会中介机构对所扶持企业进行专项审计。在所扶持企业存在违法、违规的情况下,引导基金可行使一票否决权。
  第二十七条 市财政局、市发改委对引导基金实施监管与指导,将引导基金纳入公共财政考核体系。按照公共性原则,建立有效的绩效考核制度,定期对引导基金政策目标、政策效果及其资产情况进行评估。
  第二十八条 西安投资控股公司应于每季度末向引导基金理事会报送引导基金的资金使用情况,并于每个会计年度结束后的3个月内提交经注册会计师审计的年度会计报表。
  第二十九条 引导基金理事会和评审委员会应当定期向市政府报告运作情况,运作过程中的重大事件要及时报告。
  第八章 附 则
  第三十条 本办法自2011年2月1日起施行。


电子文件对档案工作的影响及对策

张智涛


一、电子文件定义及其特点综述

  所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:?1 电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;?2 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;?3 电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;?4 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案业务管理工作的影响

  1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

  2?由于电子文件信息与载体的可分离性,档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代,因为实体分类的结果只能体现一种属性联系,这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要,但在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

  3?由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此,其鉴定、管理方法亦无定论。此外,由于电子文件信息载体的特殊性,其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件对档案学理论的影响

  1?对档案本质属性的影响

  原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性,才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本,没有草稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异,甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件,这样文件是档案的前身,档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定?电子文件能否作为档案?是否具有法律凭证作用等等,便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键,也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

  2?对档案来源原则的影响

  来源原则包括两个方面:从外部来看是尊重全宗,从内部来看是尊重原始顺序。目前,随着大量电子文件的产生,后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源,从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题,才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中,不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生,人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此,要确定档案的来源,不可仅局限于寻找一个恰切的定义,或仅要求完整地保护全宗与文件系列,按照原始顺序进行整理等,而必须正确说明档案的原始联系,了解在整个生命周期中文件组合的变化,应随着客观实际的变化,丰富和发展来源原则。

  3?对档案学理论研究内容的影响

  档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象,电子文件出现以后,档案工作的对象发生了变化,其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视,原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充,原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等,都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

四、档案界所应采取的对策

  1?做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。

  2?解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。

  3?使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的,随着人们对利用服务工作的重视,使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况,随着电子文件的介入,档案种类在增加,其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此,在原有平面结构基础上,又增加了一项档案信息载体内容,就构成三维空间,形成了立体化的管理结构。

  4?档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新,引进、消化、适应信息技术的成果,使档案人员拥有广博的知识,以适应信息技术发展的需要。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。


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